La tecnología está ahí a la mano; sin embargo, de alguna forma muchas conferencias telefónicas terminan en más problemas de los que valdría la pena experimentar. Matthew Jenkin explica cómo hacer que funcionen

Le guste o no, es muy probable que las conferencias telefónicas sigan jugando un papel importante en la vida de los empleados a medida que cada vez más empresas adopten el trabajo a distancia. Podría convertirse en una forma maravillosa de comunicarse con los equipos a distancia, pero también puede ser una de las mayores amenazas para la productividad.

Las líneas telefónicas son intermitentes, las personas hablan al mismo tiempo, por lo que estas pueden distraerse fácilmente. De hecho, una encuesta realizada por Intercall(1) reveló que la mayoría de los trabajadores (65 por ciento) se siente culpable por hacer otras cosas durante una conferencia telefónica. Más de la mitad de las personas en la línea está comiendo, menos de la mitad está en el baño, uno de cada cinco está comprando, uno de cada 11 está haciendo ejercicio y el 6 por ciento está contestando otra llamada.

Es por ello que, debido a que el 53 por ciento de los profesionistas trabaja a distancia(2) en algún momento de la semana, aquí le presentamos siete formas en las que podrá dominar el arte de las conferencias telefónicas.

El día y la hora sí importan

Encontrar un espacio libre en el ocupado calendario de todos para atender una conferencia telefónica puede ser un dolor de cabeza, en especial si su equipo está trabajando a distancia con diferentes horarios y zonas horarias. Sin embargo, una investigación muestra que el tiempo lo es todo si desea aprovechar al máximo su junta virtual.

La mañana es l ahora del día en que somos más productivos. El científico del comportamiento Dan Ariely(3) afirma que estamos en nuestro punto más alto de productividad entre las 9 h y las 11 h. Entre más tarde realice una junta durante el día de trabajo, su capacidad para tomar decisiones y emitir juicios será deficiente(4).

Además, los datos indican que incluso el día en que realiza su conferencia telefónica puede hacer una diferencia en el éxito de la misma. El martes parece ser el día ganador(5), ya que a principios de semana es lo suficientemente temprano para que le dé tiempo de tomar medidas inmediatas sobre cualquier decisión que tome. Sin mencionar que después del fin de semana, su equipo está un poco más fresco y no tan agotado como lo estaría los últimos días de la semana.

Establezca el programa

Puede sonar un poco tonto, pero una forma sencilla de mantener el interés de los participantes en la llamada es que de verdad establezca el programa con anticipación para asegurarse de que se dé a conocer junto con la invitación inicial. “Entre más detalles pueda incluir con respecto al tema que se abordará, las razones y quién debe hablar, reducirá realmente la posibilidad de que sus empleados sueñen despiertos”, explica Chris Ogle, gestor en desarrollo empresarial en Flow Digital que normalmente realiza conferencias telefónicas para analizar su estrategia web.

Andrew Dipper, director de contenido y marketing en buscadores del reclutador tecnológico Anderson Frank(6), concuerda con lo anterior. Agrega que los participantes deberían saber con anticipación cómo unirse a la conferencia telefónica, qué tema se analizará y cuál será su aportación durante la llamada. Si va a designar a alguien para que tome notas durante la llamada, menciónelo, así como lo que espera que haga durante y después de la conferencia. Las llamadas de último minuto suelen ser un desastre, ya que nadie tiene el tiempo de prepararse y, por lo tanto, tendrán problemas para aportar algo de valor.

Conocernos todos

Es posible que los participantes de la llamada estén distribuidos por todos los rincones del mundo; sin embargo, establecer relaciones entre unos y otros antes y durante la llamada podría ayudarle a disminuir cualquier incomodidad. En un blog(7) donde escribió sobre su etapa en la que dirigió a un equipo de reporteros que trabajaban a distancia, el periodista Butch Ward afirmó que siempre trataba de conocer a su equipo cara a cara siempre que tenía la oportunidad, a pesar de que para hacerlo necesitara hacer un viaje largo.

Por supuesto, si esto no es práctico, entonces intente al menos conocer más sobre los participantes durante la llamada. Ward afirma que hacer que todos se presenten al principio de la llamada los ayuda a imaginar quién está sentado alrededor de la mesa de conferencias virtual y les da la oportunidad de llevar una lista de control para saber quién está presente en la llamada a fin de asegurarse de que se escuche la opinión de todos.

Keith Ferrazzi, director ejecutivo de la empresa consultora Ferrazzi Greenlight(8), señala que los organizadores se tomen un momento al principio de cada llamada en el que, durante los primeros cinco minutos de la junta, “todos tomen turnos y hablen sobre cómo les va en la vida, a nivel personal y a nivel profesional”. Es una excelente forma de romper el hielo.

No se haga el gracioso

Ahórrese las bromas para los tragos después del trabajo. De hecho, ni siquiera se ría. Ross McCammon(9), editor de artículos para la revista GQ, afirma que él proyecta una imagen mucho más seria de la que adopta en una reunión en persona. El humor tiende a ser contraproducente durante una conferencia telefónica en donde no se pueden leer las señales visuales, emocionales ni el lenguaje corporal.

Alyssa Bantle, directora general del departamento de currículos en Crown World Mobility, asesora a los empleados para que superen sus diferencias culturales al trabajar en equipos internacionales. Afirma que el humor durante una conferencia telefónica puede usarse para llamar la atención de todos, pero debe usarse con cuidado. La ironía, los juegos de palabras y las burlas pueden ser divertidos para algunos, pero también pueden ser difíciles de entender e incluso pueden ofender a otros.

Un teléfono para conferencias en un espacio de oficina

Una conferencia telefónica podría convertirse en una forma maravillosa de comunicarse con los equipos a distancia, pero también puede ser una de las mayores amenazas para la productividad

Menos es más

Procure que sus conferencias telefónicas sean breves y concisas. Nadie otorga premios por hacer perder el tiempo de todos en una reunión maratónica. Según la experta en productividad Laura Stack(10)

, 45 minutos es la mejor duración de cualquier junta. Agrega que, si la junta debe prolongarse más tiempo, debe dividirse en periodos de 45 minutos por separado con un descanso considerable.

Ogle concuerda y advierte que demasiadas variables podrían ocasionar una experiencia de conferencia telefónica desastrosa. “Cuando hablo de variables, me refiero al número de dispositivos en la llamada, el número de personas que participan y a realizar solamente una conferencia telefónica para tratar cosas que tengan que analizarse en una conferencia telefónica”, señala. “El hecho de que pueda tener 12, 20 o hasta 50 personas en una llamada, no significa que deba hacerlo”.

Cuando se deben tomar decisiones importantes, es mejor limitar la cantidad de personas que incluirá en su llamada. Cuando el número de personas es mayor, es de gran ayuda tomar en cuenta los experimentos de Asch Conformity(11), en especial si piensa agregar a miembros más jóvenes al equipo. Los experimentos que realizó Solomon Asch en la década de los 50 establecen que: “La conformidad tiende a incrementar entre más personas estén presentes, pero existe un pequeño cambio una vez que el tamaño del grupo supera las cuatro o cinco personas”.

“La conformidad incrementa cuando otros miembros del grupo tienen un estatus social más alto. Cuando las personas ven a los demás del grupo como individuos más poderosos, influyentes o expertos de que lo que se ven a sí mismos, es más probable estén de acuerdo con el grupo”.

Conocer las diferencias culturales

Los choques culturales y los colegas con diferentes acentos o diferentes niveles de inglés pueden significar un obstáculo en las conferencias telefónicas internacionales. Bantle afirma que a simple vista podemos notar todas las complicaciones obvias de personas que hablan al mismo tiempo y la falta de comprensión sobre lo que dice cada uno. Sin embargo, a un nivel más detallado, existen razones subyacentes de esos malentendidos; las diferencias culturales en la forma en que escuchamos, interactuamos y nos comunicamos. No comprender ni adaptarse a esas diferencias puede dificultar la realización de una llamada.

Bantle un ejemplo de un equipo de Reino Unido que habla con unos colegas en Japón. A los trabajadores japoneses les resulta difícil llevar el ritmo de la conversación de sus amigos británicos, que se sintieron presionados por aportar algo a la llamada. Si bien el acondicionamiento cultural quiere decir que los empleados japoneses están esperando su turno pacientemente para hablar (el cual nunca llega) y, como resultado, parece que no tienen nada que decir.

Para evitar que suceda un desastre como este, Bantle aconseja a los participantes de la llamada que sigan los siguientes pasos. Primero, para superar cualquier barrera del lenguaje, se deben tomar turnos y evitar hacer interrupciones. Por ejemplo, si está encargado de dirigir la llamada, entonces establezca las reglas para tomar turnos. Posteriormente, aclare y confirme lo que se ha dicho. Insista en preguntar si entendió correctamente; invite a las personas para que repitan ideas o frases complicadas. Finalmente, pregunte si todos han entendido lo que se habló. En caso de que no, haga algo al respecto. Agradezca a los demás para que sepan que se entendió lo que dijeron y no lo repitan otra vez.

Adoptar las videoconferencias

El video se ha convertido en un medio de comunicación cada vez más popular en nuestras vidas personales, impulsado por las redes sociales, sin embargo, muchos negocios aún se rehúsan a adoptarlo completamente en sus conferencias telefónicas. Sin embargo, de acuerdo con una investigación reciente de Wainhouse Research(12), el 74 por ciento de los empleados utiliza el video y las cámaras web durante las reuniones para poder ver las reacciones de sus colegas ante sus ideas, y casi el 70 por ciento piensa que aumenta la conexión entre los participantes.

De hecho, un estudio de Forbes Insights(13) aplicado a 333 ejecutivos en 2017 reveló que el 62 por ciento de los participantes concordaron que en relación con las conferencias de audio, las conferencias de video mejoran significativamente la calidad de la comunicación, una cifra que incrementó en un 73 por ciento entre las empresas con mayor crecimiento. Además, el 50 por ciento de esas personas encuestadas cree que las videoconferencias también mejoran el grado de comprensión.

Sin embargo, Ogle advierte sobre la posibilidad de que la conferencia de audio se interrumpa por completo. “Siempre que sea posible, trate de hacer sus llamadas por cámara web con una línea telefónica única”, sugiere. “No puede subestimar el valor del contacto visual, pero si espera que la conexión web de todos funcione perfectamente, no espere un reunión muy confiable. Las líneas telefónicas son un poco más confiables, así que trate de apegarse a las fortalezas de ambos elementos”.